As submissões de processos durante o período excepcional de suspensão de atividades presenciais deve ser encaminhada de forma eletrônica para o email oficial da Secretaria de Pós-graduação do IM (posgrad@im.ufrj.br). Essas submissões continuam seguindo o mesmo padrão regular, incluindo todos os documentos necessários para requerimento como indicado abaixo. 

Adicionalmente, no caso de defesas da forma remota, destacamos que os processos devem seguir as seguintes indicações e incluir documentação adicional (preferencialmente em uma única mensagem):

- A participação por videoconferência do aluno, do(s) orientador(es) e dos membros da banca deve ser mencionada no formulário.
- O aluno deve anexar sua concordância com a participação dos membros da banca remotamente por meio do formulário (disponível na página do Pós-graduação do IM), assinado e escaneado.
- O(s) orientador(es) ou o aluno deve fornecer anexado ao processo comprovantes de aprovação no exame de qualificação¹ ou no exame de idiomas², dependendo do tipo de processo e das comprovações necessárias.
- A mensagem deve incluir a versão (formato pdf) da dissertação ou tese.
- A mensagem deve incluir ainda:

• Os nomes completos dos membros da banca e suas respectivas instituições,
• Suas respectivas funções (presidente, membro principal ou suplente)
• Os links para os currículos Lattes de todos os membros da banca

- A defesa deve ser planejada por videoconferência de acesso livre, programada (ver sugestões abaixo) e seu anúncio deve ser publicado³ com antecedência por email (im@im.ufrj.br) e na página da Pós-Graduação do IM, incluindo o link para acesso da defesa remota.

- A parte pública da defesa deve ser gravada e disponibilizada na página da Pós-Graduação do IM. Caso a gravação apresente problemas, a defesa deve ser adiada. Recomendamos fortemente fazer testes prévios do processo de gravação para verificar o funcionamento adequado.

Observações:

Citando (parte da) Resolução CEPG no 01/2020, de 16 de março de 2020:

[...] a defesa poderá ser totalmente remota - membros da banca e candidato - sendo de responsabilidade do presidente da banca a confecção da Ata de defesa, observando o disposto na resolução do CEPG 03/2019. A PR-2 irá disponibilizar material com algumas sugestões para a gravação da defesa.

Citando (parte da) Resolução CEPG no 03/2019, 01 de novembro de 2019:

[...] O presidente da banca poderá assinar a ata da defesa em nome dos membros da banca que participarem por videoconferência. Neste caso, a ata deve mencionar sua participação por videoconferência ao lado do nome do membro da banca.

GSuite (acesso de email pelo Gmail institucional do IM) no nosso Instituto disponibiliza o uso de Google Meet, ferramenta similar ao Zoom que permite video conferências sem limitação de tempo, compartilhamento de telas, gravação do video e arquivamento.

 1. Enviar uma cópia da ata do exame ou uma mensagem encaminhado pelo presidente da banca do Primeiro Exame (escrito e, nos casos antigos, oral, no caso do PGMAT) e pelo presidente do Segundo Exame, atestando a aprovação do aluno, acrescentando a data em que ocorreu cada um dos exames.

 2. Encaminhar, caso tenha recebido, uma mensagem da Secretaria, informando da aprovação do Exame de Línguas e informando a data em que o exame ocorreu.

 3. A anunciação da defesa será feita pela Secretaria e depois da deliberação da CPGP. O link do acesso remoto da Defesa deverá ser fornecido pelo aluno para a secretaria. Além dos próprios dados da defesa e, depois da defesa, da gravação.